Digitalisering, huishouding, toegankelijkheid en transparantie van informatie zijn complexe vraagstukken die om grote oplossingen vragen. Sinds juni 2023 is het zogenaamde Focusteam 5 wetten in DOWR verband van start gegaan. De 5 wetten zijn de Wet open overheid (Woo), de nieuwe Archiefwet, de Wet Elektronische Publicatie (WEP), de Wet Modernisering Elektronisch Bestuurlijk Verkeer (WMEBV) en het Tijdelijk Besluit Digitale Toegankelijkheid Overheid (TBDTO). In het Focusteam werken medewerkers met verschillende specialisaties aan oplossingen voor verschillende wetten rondom digitalisatie en transparantie. Enkele van de opdrachten voor dit team zijn het realiseren van een publicatieplatform voor actieve openbaarmaking; het digitaal toegankelijk maken van te publiceren documenten en het vergroten van bewustzijn van alle DOWR medewerkers over wettelijke vereisten en veranderingen rondom toegankelijkheid van informatie.  

Implementatie anonimiserings-software

In het eerste half jaar van 2023 heeft de aanbesteding voor anonimiserings-software plaatsgevonden. Deze software helpt bij het soepeler en sneller laten verlopen van een Woo-verzoek. In het najaar van 2023 zijn medewerkers getraind in het werken met de software. In 2024 zal in het teken staan van het werken met het systeem Octobox.

Informatiebeheerplan

In 2024 verschijnt er een nieuw informatiebeheerplan, inclusief een informatieplattegrond om overzicht en inzicht te krijgen welke en hoeveel informatie waar is vastgelegd. Momenteel worden de kritische succesfactoren beschreven die worden vertaald naar acties waaraan de i-specialisten (op DOWR-i niveau en per gemeente) de komende jaren uitvoering geven. De focus ligt op digitale informatie duurzaam toegankelijk te beheren.

Meerjarenbeleidsplan Woo van de VNG

Bij de stapsgewijze invoering van de actieve openbaarmaking wordt het ‘Meerjarenplan om de Wet open overheid (Woo) bij gemeenten te implementeren’  van de VNG van april 2022 als handleiding aangehouden. Behalve de eerste tranche zijn precieze jaartallen van verplichte openbaarmaking voor specifieke categorieën op dit moment nog niet bekend. In het derde kwartaal van 2023 wordt de beschrijving van de tweede tranche van vier categorieën verwacht.

Waar staan we nu?

Passieve openbaarmaking (Woo-verzoek)

De verzoeken onder de Woo kennen een wettelijke afhandelingstermijn van maximaal 42 dagen. Het rapport ‘Ondraaglijk traag’ uit 2022 van de Open State Foundation liet echter zien dat ministeries gemiddeld 161 dagen nodig hebben om een Woo-verzoek af te handelen. In Deventer ligt de afhandelingstermijn gemiddeld tussen de 13 en 67 dagen. Statistieken over Woo-verzoeken worden sinds 1 januari 2023 bijgehouden en zal in de jaarverantwoording uitgebreider gedeeld worden. De onderstaande tabel geeft alvast inzicht in de Woo-verzoeken in Deventer:

Informatieverzoeken komen vaak binnen of worden gestroomlijnd via het KCC (Klant Contact Centrum). Als de informatie al openbaar is krijgt de verzoeker deze zo snel mogelijk. Is de informatie nog niet openbaar dan kan via een Woo-verzoek, afhankelijk van het verzoek en de uitzonderingsgronden die van toepassing zijn, worden geleverd. De Woo-contactpersoon komt dan in beeld en neemt veelal contact op met de verzoeker. Het aantal Woo-verzoeken waarbij contact is opgenomen met verzoeker, is in lijn met artikel 4.2a van de Woo als indicator toegevoegd. De zogenaamde informele aanpak leidt tot lagere afhandelingskosten, snellere doorlooptijden en grotere tevredenheid bij verzoeker en behandelend ambtenaar. Omdat volgens de Woo de behandeltermijn voor verdaging van vier naar twee weken is ingekort, kan dit in hoge mate bijdrage aan tijdige behandeling en ook grotere tevredenheid bij de verzoeker. Di past bij de doelstellingen van de Woo met de menselijke maat.

Openbaar maken uit eigen beweging

De 17 informatie categorieën die de Woo verplicht voorschrijft om openbaar te maken uit eigen beweging, staan hierna in een overzicht weergegeven. Per categorie staat aangegeven of deze categorie reeds openbaar gemaakt wordt en zo ja, waar deze informatie staat.

Informatiehuishouding op orde

Welke gemeente weet waar welke documenten volgens de definitie uit de Woo (art. 2.1 en 2.2) te vinden zijn? Een gemeente die zijn informatiehuishouding op orde heeft. Documenten hebben een voorgeschreven bewaartermijn waarop deze worden geselecteerd en overgedragen voor de archiefbewaarplaats of voor vernietiging. Documenten of informatieobjecten zijn steeds diverser dankzij digitalisering: bijv. teksten, Geo-informatie, 3D-bestanden, appberichten en dergelijke. Deze verscheidenheid brengt nieuwe opgaven met zich mee om deze volgens geldende eisen duurzaam toegankelijk te houden. Ook moeten documenten digitaal toegankelijk zijn. Het transitieproces vraagt aanpassing van werkprocessen, functies en rollen over de volle breedte van de organisatie. Stapsgewijs wordt dit in beeld gebracht, ook afhankelijk van de node door wetswijzigingen.

Digitaal archief

Binnen de gemeente Deventer zijn de e-Suite, Sharepoint en OneDrive de meest gebruikte applicaties die fungeren als digitale archief. De e-Suite bevat (per augustus 2023) 605.037 zaken die tezamen uit 2.335.830 documenten bestaan. Sharepoint bevat 2.427.626 bestanden. De OneDrives bevatten 994.000 bestanden van in totaal 1,5 terabyte grootte.

Naast bovenstaande plekken zijn er nog tientallen andere digitale applicaties waarin informatie staat opgeslagen. Sommige informatie zal in meerdere applicaties staan en daardoor dubbel zijn opgeslagen. Team DOWR-i werkt momenteel aan een volledig inzicht in de locaties en grootte van informatie, alsmede hoe deze applicaties verbonden zijn en samenwerken.