Samenvatting
- De Wet open overheid (Woo) is op 1 mei 2022 in werking getreden en vervangt de Wet openbaarheid van bestuur (Wob). De Woo schrijft voor dat er een openbaarheidsparagraaf in de begroting opgenomen wordt (Woo: artikel 3.5).
- De Woo regelt het recht van burgers op informatie van de overheid. De wet beoogt overheden transparanter te maken door overheidsinformatie beter vindbaar en digitaal toegankelijker samen te stellen, en daarmee het vertrouwen van onze inwoners meer terug te krijgen. De Woo eist dat bestuursorganen verplicht documenten in 17 informatiecategorieën uit eigen beweging openbaar maken, dit gaat fasegewijs.
- Voor de invoering schat het Rijk 5 à 8 jaar in, 5 jaar voor de openbaarmaking en 8 jaar voor de informatiehuishouding.
- De Woo eist dat de informatiehuishouding op orde is, dat betekent ook dat het mailverkeer moet worden gearchiveerd,
- In 2022 is er een aanspreekpersoon/coördinator (tevens kwartiermaker) Woo aangesteld. In 2023 is dit uitgebreid met een Woo-jurist en Woo-ondersteuning.
- De implementatie van de Woo wordt in Deventer in samenhang opgepakt met vier andere informatiewetten. Naast de Woo zijn dat de nieuwe Archiefwet (nog in voorbereiding), de Wet Elektronische Publicaties, de Wet Modernisering Elektronisch Bestuurlijk Verkeer en het Tijdelijk Besluit Digitale Toegankelijkheid Overheid. De VNG heeft een analyse uitgebracht naar de samenhang tussen deze generieke informatiewetten waarin een bijdrage van Deventer is opgenomen.
- De incidentele en structurele middelen die het Rijk beschikbaar stelt voor de Woo zijn in de begroting opgenomen.
Beleidskader
De openbaarheidsparagraaf is een verantwoording over de activiteiten en processen die lopen of starten ten behoeve van een transparantere gemeente. De Wet open overheid (Woo) is op 1 mei 2022 in werking getreden. De Woo regelt het recht op overheidsinformatie voor inwoners vanuit de invalshoek dat transparantie een democratie versterkt. Deze wet schrijft ook voor dat een jaarlijkse verantwoording in de vorm van deze openbaarheidsparagraaf in het jaarverslag opgenomen wordt.
De Woo regelt de passieve openbaarmaking van overheidsinformatie in de vorm van Woo-verzoeken, die een inwoner bij elke overheidsinstantie kan doen. Hiervoor is in 2022 een contactpersoon aangesteld bij wie inwoners uit Deventer terecht kunnen met al hun vragen en verzoeken om informatie. Daarnaast verplicht de Woo tot de zogenaamde actieve openbaarmaking. Deze actieve openbaarmaking houdt in dat overheidsorganen in de komende 4 tot 7 jaar alle 17 categorieën van informatie verplicht openbaar moeten maken.
Wat gaan we doen
Focusteam 5 Wetten
Digitalisering, huishouding, toegankelijkheid en transparantie van informatie zijn complexe vraagstukken die om grote oplossingen vragen. Sinds juni 2023 is het zogenaamde Focusteam 5 wetten in DOWR verband van start gegaan. De 5 wetten zijn de Wet open overheid (Woo), de nieuwe Archiefwet, de Wet Elektronische Publicatie (WEP), de Wet Modernisering Elektronisch Bestuurlijk Verkeer (WMEBV) en het Tijdelijk Besluit Digitale Toegankelijkheid Overheid (TBDTO). In het Focusteam werken medewerkers met verschillende specialisaties aan oplossingen voor verschillende wetten rondom digitalisatie en transparantie. Enkele van de opdrachten voor dit team zijn het realiseren van een publicatieplatform voor actieve openbaarmaking; het digitaal toegankelijk maken van te publiceren documenten en het vergroten van bewustzijn van alle DOWR medewerkers over wettelijke vereisten en veranderingen rondom toegankelijkheid van informatie.
Implementatie anonimiserings-software
In het eerste half jaar van 2023 heeft de aanbesteding voor anonimiserings-software plaatsgevonden. Deze software helpt bij het soepeler en sneller laten verlopen van een Woo-verzoek. In het najaar van 2023 zijn medewerkers getraind in het werken met de software. In 2024 zal in het teken staan van het werken met het systeem Octobox.
Informatiebeheerplan
In 2024 verschijnt er een nieuw informatiebeheerplan, inclusief een informatieplattegrond om overzicht en inzicht te krijgen welke en hoeveel informatie waar is vastgelegd. Momenteel worden de kritische succesfactoren beschreven die worden vertaald naar acties waaraan de i-specialisten (op DOWR-i niveau en per gemeente) de komende jaren uitvoering geven. De focus ligt op digitale informatie duurzaam toegankelijk te beheren.
Meerjarenbeleidsplan Woo van de VNG
Bij de stapsgewijze invoering van de actieve openbaarmaking wordt het ‘Meerjarenplan om de Wet open overheid (Woo) bij gemeenten te implementeren’ van de VNG van april 2022 als handleiding aangehouden. Behalve de eerste tranche zijn precieze jaartallen van verplichte openbaarmaking voor specifieke categorieën op dit moment nog niet bekend. In het derde kwartaal van 2023 wordt de beschrijving van de tweede tranche van vier categorieën verwacht.
Waar staan we nu?
Passieve openbaarmaking (Woo-verzoek)
De verzoeken onder de Woo kennen een wettelijke afhandelingstermijn van maximaal 42 dagen. Het rapport ‘Ondraaglijk traag’ uit 2022 van de Open State Foundation liet echter zien dat ministeries gemiddeld 161 dagen nodig hebben om een Woo-verzoek af te handelen. In Deventer ligt de afhandelingstermijn gemiddeld tussen de 13 en 67 dagen. Statistieken over Woo-verzoeken worden sinds 1 januari 2023 bijgehouden en zal in de jaarverantwoording uitgebreider gedeeld worden. De onderstaande tabel geeft alvast inzicht in de Woo-verzoeken in Deventer:
Deventer | 2021 | 2022 | t/m juni 2023 |
Aantal ontvangen Woo-verzoeken | 116 | 61 | 35 |
Behandeling binnen beslistermijn (in %) | onbekend | onbekend | 49% |
Aantal verzoeken waarbij contact is gelegd met indiener (in %) | onbekend | onbekend | 51% |
Informatieverzoeken komen vaak binnen of worden gestroomlijnd via het KCC (Klant Contact Centrum). Als de informatie al openbaar is krijgt de verzoeker deze zo snel mogelijk. Is de informatie nog niet openbaar dan kan via een Woo-verzoek, afhankelijk van het verzoek en de uitzonderingsgronden die van toepassing zijn, worden geleverd. De Woo-contactpersoon komt dan in beeld en neemt veelal contact op met de verzoeker. Het aantal Woo-verzoeken waarbij contact is opgenomen met verzoeker, is in lijn met artikel 4.2a van de Woo als indicator toegevoegd. De zogenaamde informele aanpak leidt tot lagere afhandelingskosten, snellere doorlooptijden en grotere tevredenheid bij verzoeker en behandelend ambtenaar. Omdat volgens de Woo de behandeltermijn voor verdaging van vier naar twee weken is ingekort, kan dit in hoge mate bijdrage aan tijdige behandeling en ook grotere tevredenheid bij de verzoeker. Di past bij de doelstellingen van de Woo met de menselijke maat.
Openbaar maken uit eigen beweging
De 17 informatie categorieën die de Woo verplicht voorschrijft om openbaar te maken uit eigen beweging, staan hierna in een overzicht weergegeven. Per categorie staat aangegeven of deze categorie reeds openbaar gemaakt wordt en zo ja, waar deze informatie staat.
Categorie | Gerealiseerd? |
1. Wetten en andere algemeen verbindende voorschriften | Ja (lokale regelgeving) |
2. Overige besluiten van algemene strekking | |
3. Ontwerpen van wetten, andere algemeen verbindende voorschriften en overige besluiten van algemene strekking waarover een extern advies is gevraagd, inclusief de adviesaanvraag | Ja (deventer.nl) |
4. Inzicht in organisatie en werkwijze, waaronder de taken en bevoegdheden van de organisatieonderdelen | Ja (deventer.nl) |
5. De bereikbaarheid van het bestuursorgaan en zijn organisatieonderdelen en de wijze waarop een verzoek om informatie kan worden ingediend | Ja (deventer.nl) |
6. Bij de gemeenteraden ter behandeling ingekomen stukken | |
7. Vergaderstukken en verslagen van de gemeenteraden en hun commissies | |
8. Vergaderstukken en verslagen van de vertegenwoordigende lichamen van decentrale overheden | Deels (deventer.nl) |
9. Agenda’s en besluitenlijsten van colleges van burgemeester en wethouder | Deels (deventer.nl) |
10. Adviezen | nee |
11. Convenanten | nee |
12. Jaarplannen en jaarverslagen van bestuursorganen | |
13. Verplichtingen tot verstrekking van subsidies, anders dan met een beschikking | nee |
14. Woo-verzoeken, -besluiten en verstrekte informatie | nee |
15. Onderzoeksrapporten | nee |
16. Beschikkingen | nee |
17. Klachtoordelen | nee |
Informatiehuishouding op orde
Welke gemeente weet waar welke documenten volgens de definitie uit de Woo (art. 2.1 en 2.2) te vinden zijn? Een gemeente die zijn informatiehuishouding op orde heeft. Documenten hebben een voorgeschreven bewaartermijn waarop deze worden geselecteerd en overgedragen voor de archiefbewaarplaats of voor vernietiging. Documenten of informatieobjecten zijn steeds diverser dankzij digitalisering: bijv. teksten, Geo-informatie, 3D-bestanden, appberichten en dergelijke. Deze verscheidenheid brengt nieuwe opgaven met zich mee om deze volgens geldende eisen duurzaam toegankelijk te houden. Ook moeten documenten digitaal toegankelijk zijn. Het transitieproces vraagt aanpassing van werkprocessen, functies en rollen over de volle breedte van de organisatie. Stapsgewijs wordt dit in beeld gebracht, ook afhankelijk van de node door wetswijzigingen.
Digitaal archief
Binnen de gemeente Deventer zijn de e-Suite, Sharepoint en OneDrive de meest gebruikte applicaties die fungeren als digitale archief. De e-Suite bevat (per augustus 2023) 605.037 zaken die tezamen uit 2.335.830 documenten bestaan. Sharepoint bevat 2.427.626 bestanden. De OneDrives bevatten 994.000 bestanden van in totaal 1,5 terabyte grootte.
Naast bovenstaande plekken zijn er nog tientallen andere digitale applicaties waarin informatie staat opgeslagen. Sommige informatie zal in meerdere applicaties staan en daardoor dubbel zijn opgeslagen. Team DOWR-i werkt momenteel aan een volledig inzicht in de locaties en grootte van informatie, alsmede hoe deze applicaties verbonden zijn en samenwerken.
Financiën
(bedragen x €1) | ||||||
Wet open overheid | 2022 | 2023 | 2024 | 2025 | 2026 | 2027 |
Structureel | 83.427 | 106.520 | 130.940 | 155.673 | 175.881 | 180.885 |
Incidenteel | 98.649 | 100.190 | 103.451 | 105.637 | 105.637 | |
Totaal | 182.076 | 206.710 | 234.391 | 261.310 | 281.518 | 180.885 |
Gerealiseerd | -121.090 | |||||
Overgeheveld | -60.986 | 60.986 | ||||
Totaal | 0 | 267.696 | 234.391 | 261.310 | 281.518 | 180.885 |
Het kabinet heeft voor de implementatie van de Woo voor de periode 2022-2027 incidentele en structurele middelen beschikbaar gesteld; zie de tabel hierboven. Uit het incidentele budget is onder andere de externe kwartiermaker Wet open overheid betaald en de inhuur van externe expertise voor het verwerken van Woo-verzoeken. Daarnaast wordt dit budget aangewend voor training- en opleidingskosten. Veel middelen zijn nog nodig voor het wijzigen van processen, zodat actief openbaar maken de norm wordt. Dit betekent een cultuurverandering binnen de organisatie, waar ook op ingezet zal worden.
Uit het structurele budget wordt de interne kwartiermaker (tevens coördinator) Woo bekostigd. Daarnaast worden ICT-kosten voor anonimiserings-software en een publicatieplatform uit dit budget gedekt. In het laatste kwartaal van 2023 loopt de werving voor een juridisch adviseur en een ondersteunend medewerker Woo, die zich met name bezig zullen houden met het verwerken van Woo-verzoeken.